Isikuandmete kaitse Viljandi Vallavalitsuses

  • Viljandi Vallavalitsuses on määratud andmekaitsega tegelevaks isikuks (andmekaitse-spetsialistiks) vallakantselei spetsialist Ülle Riiner, tel 430 0121, ylle.riiner@viljandivald.ee
     
  1. Andmekaitsetingimused

Viljandi Vallavalitsuse kui kohaliku omavalitsuse asutuse tegevus on avalik. Avaldame asutuse veebilehel informatsiooni meie tegevuse kohta, samuti pakutavate teenuste kohta.
Meie dokumentidega saab tutvuda Viljandi valla veebilehel avaliku dokumendiregistri kaudu või teabenõude esitamisel.

Tegevuse käigus koguneb meile isikuandmeid (nimed, isikukoodid, aadressid, elukohad, telefoni-numbrid jne), sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Näiteks siis, kui Te meile kirjutate, esitate taotluse või olete mõne menetluse osapooleks.
Sellistele isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud. Lisaks tagame oma sisemise töökorraldusega, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks. Isikuandmete kaitseks ja õiguspäraseks töötlemiseks oleme kasutusele võtnud nii organisatsioonilised, füüsilised kui ka infotehnilised turvameetmed.

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist allpoolloetletud punktid ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele meie veebilehel viidatakse.

  1. Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis 

Viljandi valla omavalitsusorganid, Viljandi Vallavolikogu ja Viljandi Vallavalitsus, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Viljandi Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest, avaliku teabe seadusest, isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Viljandi Vallavolikogu ja Viljandi vallavalitsuse õigusaktid (otsused, määrused ja korraldused) ning volikogu istungite ja komisjonide koosolekute protokollid on igaühele kättesaadavad. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisuks on teave, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded".

Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:

1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avalikustamisele Riigi Teatajas.

  1. Õigus tutvuda enda andmetega

Teil on õigus tutvuda andmetega, mida  ametiasutus on Teie kohta kogunud ning teada saada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on Teid puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Selleks soovitame esitada teabe saamiseks taotluse, millele vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem, kui 1 kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt.

Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:

1) kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
2) takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist;
3) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset.

Teil on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist.

Kui ametiasutusel ei ole isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist. 

Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie andmete töötlemisega Viljandi Vallavalitsuses saate vastuse, kui: 

1. pöördute suulise järelepärimisega telefoni teel (vallasekretär, tel 435 0114, sekretär-asjaajaja, tel 435 0119 või andmekaitsespetsialist, tel 435 0121) või  ametniku vastuvõtul;
2. esitate kirjaliku taotluse (Kauba tn 9 , Viljandi, 71020, e- post: viljandivald@viljandivald.ee);
3. esitate teabenõude Teie isikuandmetega  dokumentide väljastamiseks;
4. tutvute Teie isikuandmetega dokumentide või registritega ametiasutuses kohapeal. 

Teil on õigus esitada meie otsuste ja tegevuse peale vastuväiteid vaidena, pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtusse.

  1. Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne - edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine ametiasutuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb ametiasutus isikuandmeid ainult juhul, kui seadus näeb ette vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks.  

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. 

  1. Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine

Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/ märgukirja/ teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie avalikus dokumendiregistris. Sealt on näha, kas kirja saatja või saaja on eraisik või asutus. Isiku nime me ei avalikusta. Dokumendi pealkirja kuvame veebilehe avalikus dokumendiregistris üldsõnaliselt. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks MTÜ esindajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid, sest juriidilise isiku kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Avalikkuse teavitamiseks oma tegevusest kirjutame pressiteateid ning avaldame teateid oma tegevusest korra kuus ilmuvas valla ajalehes „Viljandi Valla Teataja".

Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. Teie kohta andmete säilitamise täpne aeg on leitav ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis dokumendi sarja tähise järgi.

Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta. 

  1. Teenuse või toetuse taotlemine Viljandi Vallavalitsuselt

Teenuse või toetuse taotlemiseks ametiasutuselt tuleb Teil esitada taotlus või avaldus, mille blanketid asuvad valla veebilehel. Veebilehel on kirjeldatud ka meie poolt pakutavad teenused.

Vallavalitsuse veebilehel on iseteeninduskeskkond KOVMEN, mille kaudu saab esitada elektroonilisi taotlusi ja avaldusi praegu vaid kümne teenuse pakkumiseks.

Elektroonilised taotlusvormid on järgmistel teenustel ja toimingutel:

  1. Detailplaneeringu algatamine
  2. Korraldatud jäätmeveoga liitumise kohustusest vabastamine
  3. I klassi astumine
  4. Lasteaiakoha taotlemine
  5. Raieloa taotlemine
  6. Katastriüksuse jagamine
  7. Lasteaia toiduraha toetuse taotlemine
  8. Matusetoetuse taotlemine
  9. Sünnitoetuse taotlemine
  10. Ranitsatoetuse taotlemine
  1. Väärteomenetlused

Eriseadustest tulenevalt on ametiasutusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusealune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Ametiasutus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Süsteemi kasutatakse ka andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E-toimiku infosüsteem on kinnine ning sinna saab siseneda üksnes isikutunnistusega (ID-kaart). Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. 

Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikus ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust va  seadustes sätestatud juhtidel. Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. Peatükis sätestatud korras. 

  1. Ametiasutuse veebilehe külastamine

Viljandi valla veebilehe külastamisel kogutakse andmeid vaid selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajatele mugavamaks muuta. 

  1. Tööle kandideerimine

Ametiasutuse ametnike tööle võtmisel lähtutakse Viljandi Vallavalitsuse 14.01.2014 määrusest nr 1 „Viljandi Vallavalitsuse teenistujate värbamise ja valiku kord".

Avaliku konkursi kuulutus avaldatakse valla veebilehel, Töötukassas ja ajalehes Sakala. Värbamisprotsessis läbivad kandidaadid kuni kolm vooru – dokumendivooru, vestlusvooru ja vajadusel praktilise ülesande. Värbamisprotsessis tehakse taustauuring kandidaadi kohta vaid kandidaadi eelneval nõusolekul. Selleks vesteldakse soovitajatega, kelle kandidaat on kandideerimisdokumentides esitanud või kandidaadi eelneval nõusolekul teiste isikutega. Konkursi jooksul saadud dokumente hoitakse vastavalt ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtaja lõpuni. Kandidaadi andmed ja kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese osalemise kohta konkursil. Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.

  1. Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine 

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. 

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Viljandi Vallavalitsuse digitaalses dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikule osale on kõikidel juurdepääs internetis Viljandi valla veebilehelt www.viljandivald.ee. 

Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirja saatjaks on teine ametiasutus, on avalikus vaates näha asutuse nimi ning ka dokumendi allkirjastaja nimi.  Elektrooniliselt või paberkandjal saabunud kiri, kui see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4 alusel dokumendiregistrist kõigile kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist. 

Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse alusel (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) on Viljandi Vallavolikogu ja Viljandi Vallavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid igaühele kättesaadavad. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisuks on teave, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. 

  1. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele 

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on üldjuhul juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja ja saaja elukoha andmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi jne. Need andmed on isiku eraelu puutuv teave ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (va kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Juurdepääsupiirangute juhud sätestab avaliku teabe seadus (§ 35). 

Ametiasutus väljastab vaatamata juurdepääsupiirangule dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). 

Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat. 

Ametiasutus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, so asja lahendamiseks hädavajalikus mahus. 

Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigete 1 ja 3 alusel võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel tutvuda toimiku ja dokumentidega ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. 

  1. Isikuandmete töötlemine pärast andmesubjekti surma

Pärast andmesubjekti surma on tema isikuandmete töötlemine lubatud andmesubjekti pärija nõusolekul vastavalt isikuandmete kaitse seaduse §-le 9.

Andmete väljastaja peab veenduma, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega. 

  1. Riiklikud registrid

Riiklikest registritest, millesse ametiasutus on andmeandja (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste – ja toetuste andmeregister, majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu. 

  1. Isikuandmetega seotud rikkumine

Kui ametiasutuses toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis vormistame selle kohta nõutud dokumendid. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada. Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

  1. Teiega seotud digitaalse teabe kopeerimine ja erahuvides kasutamine

Suur osa Teiega seotud teabest on digitaalkujul. Ametiasutuse veebilehel avaldatud dokumendiregistris kuvatakse eraisikute nimede asemel sõna eraisik. Menetlusteabes on eraisikute nimed nähtavad initsiaalidena. Me kogume teavet seadusega pandud ülesannete täitmiseks. Ametiasutuse käes olevale infole kohaldub avaliku teabe seadus.